Headline.co.id, Jakarta ~ Proses accounts payable (AP) yang masih dilakukan secara manual cenderung memakan banyak waktu, rentan kesalahan input data, serta menimbulkan biaya overhead yang tidak sedikit.
Untuk mengatasi tantangan tersebut, Optical Character Recognition (OCR) seperti yang ditawarkan Mekari Expense hadir sebagai teknologi kunci yang mengubah cara kerja tim AP secara fundamental. Jadi, pastikan Anda mengetahui cara kerja OCR dalam accounts payable dan bagaimana solusi seperti fitur OCR dari Mekari Expense dapat mengotomasi proses tersebut. Sebelum masuk ke cara kerjanya, mari pahami dulu apa sebenarnya OCR accounts payable itu.
Apa Itu OCR Accounts Payable?
OCR accounts payable adalah teknologi yang secara otomatis mengekstrak data dari invoice, purchase order, dan dokumen keuangan lainnya untuk mempercepat dan meningkatkan akurasi proses accounts payable.
Accounts payable (AP) menjadi area yang paling banyak memanfaatkan OCR karena tiga alasan utama. Volume invoice yang diterima perusahaan biasanya sangat tinggi, format dokumen dari masing-masing vendor pun beragam, sementara proses ini menuntut tingkat akurasi data yang ketat agar tidak terjadi kesalahan pembayaran. Proses manual untuk menangani invoice biasanya memakan biaya 15–40 USD per invoice, sedangkan dengan AI-powered OCR biaya ini bisa ditekan hingga 60–80%. Meski begitu, sekitar 60% tim AP di tahun 2024 masih melakukan input data invoice secara manual, menunjukkan masih besarnya ruang untuk otomasi.
Ada perbedaan penting antara OCR konvensional dan OCR berbasis AI. OCR konvensional membutuhkan template khusus untuk masing-masing vendor agar bisa mengenali format invoice mereka, sehingga kurang fleksibel saat menghadapi format baru. Sebaliknya, OCR berbasis AI mampu mengenali format invoice baru tanpa perlu konfigurasi manual, membuat prosesnya lebih adaptif sekaligus tetap efisien dan akurat.
Bagaimana Cara Kerja OCR dalam Proses Accounts Payable?
OCR dalam proses account payable dilakukan dalam tahapan. Berikut adalah cara kerja OCR dari awal hingga akhir proses AP.
1. Input dokumen
Invoice masuk ke sistem melalui berbagai jalur. Biasanya, invoice masuk melalui email, portal upload, atau hasil scan dokumen fisik, sehingga tim AP tidak perlu terpaku pada satu format penerimaan saja.
2. Ekstraksi data
Setelah invoice masuk, OCR mengidentifikasi field-field kunci secara otomatis, termasuk nama vendor, nomor invoice, tanggal terbit, nominal tagihan, dan termin pembayaran.
3. Validasi data
Sistem mencocokkan data hasil ekstraksi dengan purchase order, kontrak, atau catatan vendor untuk mendeteksi adanya diskrepansi sebelum invoice diproses lebih lanjut.
4. Routing approval
Invoice yang sudah tervalidasi kemudian diteruskan secara otomatis ke alur persetujuan yang sesuai dengan kebijakan internal perusahaan, sehingga tidak ada tahap yang terlewat.
5. Sinkronisasi ke sistem akuntansi
Data invoice yang sudah diverifikasi akan otomatis masuk ke ERP atau software akuntansi yang digunakan perusahaan, sekaligus menyimpan audit trail untuk kebutuhan pengawasan di kemudian hari.
Manfaat OCR untuk Tim Accounts Payable
Alur kerja otomatis yang ditawarkan OCR memberikan sejumlah manfaat nyata bagi tim AP. Berikut adalah manfaat yang ditawarkannya.
Menghilangkan input manual: OCR dapat menghilangkan kebutuhan input data secara manual yang memakan waktu dan rawan human error, sehingga tim bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
Percepatan siklus invoice: Proses pemrosesan invoice dari awal hingga akhir menjadi jauh lebih singkat dibanding cara manual yang melalui banyak tahap manual.
Akurasi data lebih tinggi: OCR modern berbasis AI menawarkan ekstraksi data yang sangat akurat, sehingga menekan risiko kesalahan yang sering terjadi pada input manual.
Audit trail digital: Setiap transaksi tersimpan dengan jejak audit yang lengkap dan mudah ditelusuri kapan saja, mendukung kebutuhan audit internal maupun eksternal.
Contoh Software Accounts Payable dengan Fitur OCR
Manfaat-manfaat tersebut dapat diperoleh perusahaan melalui berbagai pilihan software AP yang sudah dilengkapi fitur OCR berikut ini.
1. Mekari Expense
Mekari Expense menggunakan teknologi AI-powered OCR untuk secara otomatis mengekstrak data dari berbagai format invoice dan struk. Modul ini juga terintegrasi dengan modul Purchase Invoice dan workflow approval dalam satu platform, mendukung efisiensi tim keuangan secara menyeluruh.
2. SAP Concur
SAP Concur menyediakan sistem otomatisasi pengeluaran dengan fitur OCR yang membantu mengelola dokumen keuangan secara lebih mudah dan terintegrasi, memungkinkan penghematan waktu dan biaya pemrosesan.
3. Tipalti
Tipalti menawarkan platform otomatisasi AP yang dilengkapi OCR untuk mempercepat input dan validasi data invoice, sekaligus mengurangi kesalahan manual dalam pengelolaan pengeluaran perusahaan.
4. Zoho Expense
Zoho Expense menyediakan layanan dengan OCR yang mampu mengotomatisasi ekstraksi data biaya dan mendukung proses persetujuan yang efisien untuk administrasi keuangan perusahaan.
5. Ramp
Ramp menghadirkan solusi pengelolaan pengeluaran yang menggabungkan OCR untuk menangkap data invoice dan struk secara cepat, serta integrasi langsung ke dalam sistem keuangan perusahaan.
Rekomendasi Platform OCR Accounts Payable Terbaik di Indonesia
OCR adalah teknologi yang menjadi pondasi penting dalam otomasi proses accounts payable modern. Penggunaan OCR mampu memangkas biaya, mempercepat proses, dan meningkatkan akurasi data yang krusial bagi keuangan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengevaluasi apakah sistem AP di perusahaan sudah memanfaatkan teknologi OCR secara optimal. Untuk itu, Anda bisa mempertimbankan untuk menggunakan Mekari Expense.
Mekari Expense adalah platform manajemen pengeluaran terpusat berbasis cloud yang mengintegrasikan Travel & Expense, Accounts Payable, Procurement, dan Spend Control dalam satu sistem yang aman dan sepenuhnya mematuhi regulasi lokal. Ditenagai oleh teknologi AI, platform ini membantu tim keuangan untuk bekerja secara proaktif dengan visibilitas menyeluruh, kontrol yang sangat ketat, dan efisiensi maksimal dalam mengelola seluruh anggaran operasional bisnis.
Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Expense juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari Qontak, Mekari Sign, Mekari Talenta, Mekari Flex, Mekari Jurnal, Mekari Klikpajak, Mekari Desty, Mekari POS, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end.
