Headline.co.id, Jogja ~ Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan dari Universitas Sriwijaya (Unsri) di Gedung Pusat UGM pada Senin (11/5). Kunjungan ini bertujuan untuk studi banding dan diskusi mengenai pengembangan sistem informasi terintegrasi, menyusul perubahan status Unsri menjadi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN-BH). Pertemuan ini membahas berbagai aspek tata kelola kampus, termasuk sistem informasi, pengelolaan keuangan, pengadaan barang dan jasa, serta transformasi digital di lingkungan universitas. Kegiatan ini menjadi ajang berbagi pengalaman antarperguruan tinggi dalam membangun tata kelola kampus berbasis sistem digital.
Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Keuangan UGM, Prof. Dr. Supriyadi, M.Sc., menyampaikan bahwa UGM telah lebih dahulu menjalani transisi sebagai PTN-BH, sehingga memiliki pengalaman panjang dalam membangun sistem tata kelola universitas. Ia menjelaskan bahwa perubahan status kelembagaan tersebut mendorong UGM untuk terus melakukan penyesuaian, termasuk dalam pengembangan sistem informasi yang mendukung layanan akademik dan administrasi kampus. Menurutnya, transformasi digital di universitas tidak bisa dilakukan secara instan karena memerlukan penyesuaian regulasi, sumber daya manusia, serta integrasi lintas unit kerja. “Jadi mungkin sudah sekitar 10 tahun kami membenahi sistem,” ujarnya.
Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, Pengadaan, dan Logistik Unsri, Prof. Dr. Bernadette Robiani, M.Sc., mengatakan bahwa Unsri saat ini tengah melakukan berbagai penyesuaian setelah perubahan status menjadi PTN-BH. Salah satu kebutuhan utama yang sedang dipersiapkan adalah pembangunan sistem informasi terintegrasi yang mampu menghubungkan layanan keuangan, aset, perpajakan, hingga pengadaan barang dan jasa. Ia menyebut pengembangan sistem tersebut menjadi perhatian universitas karena berkaitan langsung dengan tata kelola dan akuntabilitas institusi. “Kami perlu membuat sistem informasi yang terintegrasi karena sistem yang ada saat ini belum saling terhubung,” katanya.
Ia menjelaskan bahwa tim pengembangan sistem tersebut mulai bekerja sejak satu bulan terakhir dengan melibatkan dosen dan mahasiswa dari bidang teknologi informasi. Menurutnya, kunjungan ke UGM dilakukan karena Unsri melihat UGM telah memiliki sistem informasi yang cukup matang dan terintegrasi di berbagai sektor layanan kampus. Ia berharap pengalaman UGM dalam mengembangkan sistem digital dapat menjadi referensi untuk mempercepat proses transformasi di Unsri. “Kami yakin nanti ada banyak hal yang bisa kami pelajari dari UGM ini dan berharap bisa mengejar ketertinggalan terkait sistem informasi agar lebih cepat,” ucapnya.
Menanggapi hal tersebut, Direktur Direktorat Teknologi Informasi UGM, Prof. Dr. Ir. Ridi Ferdiana, S.T., M.T, IPM menjelaskan bahwa pengembangan sistem informasi di UGM pada awalnya berjalan secara terpisah di masing-masing fakultas dan unit kerja. Kondisi tersebut membuat data dan layanan belum saling terhubung sehingga proses integrasi membutuhkan waktu yang panjang. UGM kemudian mulai membangun sistem berbasis kesamaan data agar berbagai layanan dapat dikonsolidasikan dalam satu ekosistem digital kampus. “Semua sistem sudah mulai terpadu walaupun belum semuanya sempurna,” jelasnya.
Prof. Ridi menuturkan bahwa integrasi layanan di UGM diwujudkan melalui Sistem Informasi Manajemen Terpadu atau Simaster yang kini digunakan oleh dosen, mahasiswa, hingga tenaga kependidikan. Melalui sistem single sign-on (SSO), seluruh sivitas dapat mengakses berbagai layanan hanya dengan satu akun. UGM juga mengembangkan berbagai platform pendukung seperti hybrid cloud, data warehouse, layanan open data, hingga sistem berbasis Internet of Things (IoT). “Begitu menjadi anggota universitas baik dosen, mahasiswa, maupun tenaga kependidikan, semuanya bisa mengakses Simaster dengan satu akun,” imbuhnya.
Lebih lanjut, Ridi menjelaskan bahwa UGM saat ini tengah mengembangkan konsep intelligent university yang diarahkan untuk mendukung pengelolaan data dan layanan berbasis kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI). Pengembangan tersebut dilakukan melalui penguatan infrastruktur data, server AI, dan integrasi layanan digital kampus. Selain itu, UGM juga mengembangkan dashboard terpadu yang dapat memantau berbagai aktivitas kampus secara real time, termasuk pengelolaan transportasi dan fasilitas kampus.
Ridi menambahkan bahwa UGM juga mulai mengembangkan berbagai layanan kampus berbasis teknologi digital dan IoT. Salah satu inovasi yang dikembangkan adalah sistem transportasi hijau melalui sepeda kampus dan pengelolaan akses kendaraan berbasis kamera serta QR Code. Sistem tersebut terhubung langsung dengan Simaster sehingga aktivitas pengguna dapat dipantau secara digital. “Kami mencoba mengintegrasikan layanan kampus dengan sistem digital agar pengelolaannya lebih efektif,” tuturnya.
Direktur Direktorat Keuangan UGM, Prof. Syaiful Ali, MIS., Ph.D., menjelaskan bahwa sistem keuangan UGM saat ini dikembangkan untuk mendukung integrasi organisasi dan tata kelola universitas. Ia menyebut seluruh proses penganggaran, penerimaan dana, pembayaran, hingga pelaporan keuangan kini dilakukan secara digital melalui sistem terintegrasi. “Semua sudah diintegrasikan sehingga proses pembayaran yang dulu membutuhkan tiga sampai empat hari kini bisa selesai dalam satu hari,” terangnya.
Syaiful mengatakan bahwa sistem keuangan digital di UGM juga mendukung pengelolaan rekening virtual, sistem ID billing, hingga pembayaran berbasis e-wallet untuk kebutuhan operasional kampus. Melalui sistem tersebut, transaksi keuangan antarunit kerja dapat dipantau secara lebih akurat dan transparan. “Kalau dokumen diterima sebelum pukul 15.30, pembayaran bisa selesai pada hari yang sama,” ujarnya.
Sementara itu, Kepala Kantor Pengadaan, Teguh Sudibyo, S.T., M.T., Ph.D., menjelaskan bahwa sistem pengadaan di UGM saat ini telah terintegrasi dengan sistem keuangan dan layanan administrasi lainnya melalui platform digital bernama Sipintar. “Arahan pimpinan saat ini seluruh pengadaan diarahkan berbasis e-katalog agar prosesnya lebih transparan dan meminimalkan potensi fraud,” katanya.
Teguh menambahkan bahwa UGM terus mendorong perubahan pola kerja dalam proses pengadaan agar seluruh transaksi dilakukan melalui sistem digital. “Kami terus mencoba membangun sistem pengadaan yang lebih akuntabel dan terintegrasi dengan layanan universitas lainnya,” pungkasnya.
