Headline.co.id ~ Badan Kepegawaian Negara (BKN) memperketat standar autentikasi arsip digital pemerintahan untuk memastikan dokumen elektronik tetap memiliki kekuatan pembuktian secara hukum. Langkah tersebut dibahas dalam Rapat Koordinasi Kearsipan Tahun 2026 yang digelar secara daring pada Rabu (14/10/2026) dan diikuti seluruh unit kerja BKN di Indonesia. Penguatan dilakukan melalui pemeriksaan kualitas, penyematan metadata, tanda tangan elektronik, kode QR, serta berita acara sebagai bagian dari proses alih media dokumen. Kebijakan ini ditempuh untuk memperkuat akuntabilitas birokrasi dan mendukung penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Arsiparis Direktorat Kearsipan Pusat BKN, Yoga Pratama Nugraha, menegaskan digitalisasi dokumen negara tidak dapat dilakukan hanya dengan memindai berkas fisik. Menurut dia, setiap dokumen yang dialihmediakan harus melalui ketentuan dan metode autentikasi agar keasliannya dapat dipertanggungjawabkan.
“Tidak bisa hanya sekadar alih media saja. Tentu ada ketentuannya, ada metode autentikasinya, kemudian ada berita acara sebagai satu kesatuan utuh yang menjamin keautentikan,” kata Yoga, dikutip , Jumat (16/10/2026).
Konten ini adalah Iklan dari Platform MGID. Headline.co.id tidak terkait dengan materi konten ini.
Autentikasi Menentukan Keabsahan Arsip Digital
Transformasi arsip elektronik menuntut rangkaian verifikasi yang terukur. Proses tersebut mencakup pemeriksaan kualitas hasil pindai, penyematan metadata, serta pelindungan dokumen menggunakan tanda tangan elektronik dan kode respons cepat atau kode QR.
Tanpa proses tersebut, dokumen hasil pemindaian dari instansi berisiko kehilangan kekuatan pembuktian secara hukum. Karena itu, digitalisasi tidak hanya dipandang sebagai perubahan bentuk dokumen dari fisik menjadi elektronik, tetapi juga sebagai proses untuk menjaga keabsahan dan rekam jejak birokrasi.
Pengetatan standar kearsipan tersebut sejalan dengan prioritas reformasi tata kelola pemerintahan. Arsip ditempatkan sebagai bagian penting dari akuntabilitas penyelenggaraan negara dan penerapan SPBE, bukan sekadar kumpulan dokumen lama yang disimpan oleh instansi.
BKN Minta Arsip Vital Segera Dialihmediakan
Kewajiban melindungi arsip vital mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Setiap lembaga negara harus menjaga dokumen yang menjadi penunjang utama operasional instansi.
Kehilangan atau kerusakan arsip vital dapat mengganggu fungsi pelayanan publik. Kondisi tersebut juga berpotensi menimbulkan sengketa hukum berkepanjangan bagi negara.
Untuk mengurangi risiko itu, BKN menginstruksikan seluruh satuan kerja agar memprioritaskan alih media terhadap dokumen yang kondisinya rapuh tetapi memiliki nilai permanen. Pengamanan juga harus diterapkan pada dokumen fisik dan digital.
Metode yang perlu diperkuat meliputi duplikasi silang, penyimpanan salinan di lokasi geografis yang terpisah atau dispersal, pembatasan hak akses berdasarkan kewenangan, serta pencadangan peladen secara berlapis.
Langkah tersebut ditujukan untuk menjaga ketersediaan dokumen ketika terjadi kerusakan, kehilangan, atau gangguan terhadap media penyimpanan utama. Dengan demikian, arsip tetap dapat digunakan untuk kebutuhan administrasi, pelayanan, dan pembuktian.
ANRI Dorong Sertifikasi Arsiparis
Penguatan tata kelola arsip digital juga diikuti tuntutan peningkatan kompetensi sumber daya manusia. Deputi Bidang Tata Kelola Kearsipan Nasional Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Andi Abubakar, menyampaikan bahwa perkembangan teknologi digital telah mengubah standar kecakapan petugas arsip.
Arsiparis kini berperan dalam mendukung integrasi layanan daring birokrasi. Untuk memvalidasi keahlian tersebut, ANRI mewajibkan sertifikasi profesi melalui uji portofolio, wawancara mendalam, dan simulasi praktik pemberkasan.
Hasil pengujian itu terintegrasi dan dapat diakses peserta secara transparan melalui aplikasi Sistem Informasi Jabatan Fungsional Arsiparis (SiARSIPARIS). Sistem tersebut menjadi sarana untuk mendukung proses sertifikasi dan pemantauan hasil pengujian arsiparis.
Penghargaan Kearsipan BKN 2026
BKN juga memberikan Penghargaan Kearsipan 2026 berdasarkan hasil audit menyeluruh. Penghargaan tersebut ditujukan untuk mendorong kepatuhan terhadap tata kelola arsip, termasuk kedisiplinan dalam menyusutkan arsip yang telah kedaluwarsa dan mencegah penumpukan berkas di lingkungan kantor pemerintah.
Pada kategori unit pengolah internal terbaik, Biro Umum BKN memperoleh skor tertinggi, yakni 98,21. Posisi berikutnya ditempati Biro Perencanaan dan Kerja Sama dengan skor 95,59 serta Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi dengan nilai 95,41.
Untuk kategori unit eksternal, posisi teratas diraih Biro Hukum dan Komunikasi Publik. Sementara itu, pada tingkat Kantor Regional, Kanreg V BKN Jakarta memperoleh nilai 94,00 untuk Kategori II.
Seluruh penerima penghargaan mendapatkan predikat Sangat Memuaskan atau bertaraf AA. Hasil tersebut menjadi bagian dari upaya BKN membangun tata kelola arsip yang tertib melalui penerapan standar, penguatan sistem pengamanan, dan peningkatan kapasitas tenaga kearsipan.
(Humas BKN)
Dukung jurnalis Headline.co.id secara gratis Atau Berkontribusi Traktir KopiUntuk pengembangan Headline Media
Gambar tidak dapat dimuat.
