Headline.co.id, Kubu Raya ~ Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kabupaten Kubu Raya mengingatkan organisasi perangkat daerah (OPD) agar tidak mencampur arsip vital dengan arsip biasa. Peringatan itu disampaikan Kepala Disperpusip Kabupaten Kubu Raya Rudy Fitriyanto dalam kegiatan pembinaan kearsipan di Aula Kepong Bakol, Sungai Raya, Kabupaten Kubu Raya, Kalimantan Barat, Rabu (16/9/2026). Penataan tersebut diperlukan karena arsip memiliki fungsi, tingkat kepentingan, dan perlakuan yang berbeda sehingga harus diidentifikasi, disimpan, diamankan, serta diselamatkan sesuai karakteristiknya.
Disperpusip Kubu Raya masih menemukan sejumlah OPD yang belum sepenuhnya mampu membedakan jenis dan karakteristik arsip secara tepat. Kondisi itu menjadi perhatian karena dokumen tertentu memiliki nilai strategis bagi keberlangsungan organisasi dan dapat mengganggu tata kelola pemerintahan apabila hilang.
Arsip Vital Harus Mendapat Perlindungan
Rudy mengatakan pembinaan kearsipan tidak hanya berfokus pada penataan dokumen. Menurut dia, kegiatan tersebut juga bertujuan memastikan arsip yang memiliki nilai strategis benar-benar terlindungi.
Konten ini adalah Iklan dari Platform MGID. Headline.co.id tidak terkait dengan materi konten ini.
“Pembinaan ini bukan sekadar menata dokumen, tetapi bagaimana memastikan arsip yang memiliki nilai strategis bagi keberlangsungan organisasi benar-benar terlindungi. Arsip vital harus diselamatkan karena jika hilang dapat mengganggu keberlangsungan tata kelola organisasi,” ujar Rudy.
Selain arsip vital, Rudy menjelaskan arsip terjaga juga membutuhkan perhatian khusus. Arsip tersebut berkaitan dengan informasi rahasia dan memiliki akses terbatas sehingga perlindungannya harus disesuaikan dengan karakteristik informasi.
Sementara itu, arsip umum berfungsi mendokumentasikan pelaksanaan tugas pemerintahan sehari-hari. Arsip tersebut menjadi bukti pekerjaan yang dilakukan oleh aparatur sipil negara (ASN) maupun non-ASN.
“Arsip terjaga harus mendapat perlindungan karena menyangkut kepentingan daerah dan memiliki akses tertentu. Sedangkan arsip umum merupakan bukti pelaksanaan pekerjaan, baik oleh ASN maupun Non-ASN. Jadi seluruhnya memiliki fungsi dan harus dikelola sesuai ketentuannya,” jelas Rudy.
Dokumen Aset Daerah Tidak Boleh Bercampur
Dalam pembinaan itu, Disperpusip Kabupaten Kubu Raya memberikan perhatian khusus terhadap pengelolaan arsip aset daerah. Sejumlah dokumen yang harus disimpan secara tertib, aman, dan mudah ditelusuri di antaranya sertifikat tanah milik pemerintah daerah, Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) kendaraan dinas, serta naskah hibah.
Rudy menegaskan dokumen-dokumen tersebut tidak boleh ditempatkan bersama arsip biasa. Penataan yang baik dinilai penting untuk menjaga aset daerah sekaligus mengantisipasi persoalan ketika dilakukan pemeriksaan.
“Arsip aset jangan sampai bercampur dengan arsip biasa. Dokumen seperti sertifikat tanah, BPKB kendaraan dinas dan naskah hibah harus benar-benar diamankan dan ditata dengan baik. Ini penting bukan hanya untuk kepentingan administrasi, tetapi juga untuk menjaga aset daerah dan mengantisipasi persoalan saat dilakukan pemeriksaan,” katanya.
Menurut Rudy, pengelolaan arsip aset yang tertib juga diperlukan untuk mencegah persoalan administrasi maupun temuan dalam proses pemeriksaan. Karena itu, pengelola arsip di setiap perangkat daerah perlu memahami cara mengidentifikasi, menyimpan, dan mengamankan dokumen berdasarkan jenisnya.
Pembinaan Menjangkau OPD hingga Perangkat Desa
Pembinaan kearsipan dilakukan secara berkelanjutan melalui kegiatan tatap muka dan daring. Kegiatan tatap muka diikuti sekitar 200 peserta yang terdiri atas pengelola kearsipan perangkat daerah, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Komisi Pemilihan Umum (KPU), serta Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Kubu Raya.
Kegiatan tersebut menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat. Adapun pembinaan secara daring dijadwalkan melalui Zoom Meeting dengan melibatkan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Kubu Raya.
Pembinaan daring itu menyasar 123 perangkat desa di seluruh Kabupaten Kubu Raya. Langkah tersebut dilakukan agar pemahaman mengenai pengelolaan arsip tidak hanya diterapkan di tingkat perangkat daerah, tetapi juga menjangkau pemerintahan desa.
Rudy berharap pengelolaan arsip dapat menjadi bagian dari budaya kerja pemerintahan, bukan sekadar dilakukan saat ada pengawasan. Dengan pengelolaan yang sesuai ketentuan, arsip dapat berfungsi sebagai sumber informasi dan bukti akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.
“Kita ingin pengelolaan arsip ini menjadi budaya kerja. Bukan hanya tertib ketika ada pengawasan, tetapi memang menjadi bagian dari tata kelola pemerintahan sehari-hari. Dengan begitu, arsip dapat menjadi sumber informasi sekaligus bukti akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan,” terang Rudy.
